Datenschutzerklärung

Allgemeines

Datenschutzbeauftragter:

DID Dresdner Institut für Datenschutz

Ansprechperson: RA Alexander Weidenhammer

E-Mail: datenschutz@mail-wiedemann.de

www.dids.de

 

Mit den folgenden Datenschutzinformationen erläutern wir, das Steuerbüro Katrin Wiedemann, Schrammstraße 50, 02763 Zittau als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Internetseite besuchen sowie unsere Online-Dienste nutzen. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass standardmäßig sämtliche Datenübermittlungen im Zusammenhang mit unserer Internetseite über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen.

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzinformationen gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen darzustellen. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzinformationen regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu bleiben.

Protokollierung und Erstellung von Logfiles

Bei einem Zugriff auf unsere Internetseite werden eine Reihe von technischen Daten protokolliert. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Es werden Ihre IP-Adresse, Ihre Browserkennung und Domain, der Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die übertragene Datenmenge sowie der erfolgreiche Abruf in einer Protokoll-Datei festgehalten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Bereitstellung der Internetseite sowie zur Fehlerbehebung und Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die Löschung der Logfiles erfolgt nach sieben Tagen.

Kontaktaufnahme

Auf unserer Internetseite ist eine Kontaktaufnahme per E-Mail über die im Impressum bereitgestellten Kontaktdaten möglich. Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir zur Klärung Ihres Anliegens die durch Sie angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere den Namen, die E-Mail-Adresse sowie Ihr geäußertes Anliegen. Die Verarbeitung der aufgeführten personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses zur zufriedenstellenden Beantwortung von Kontaktaufnahmen und Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO beziehungsweise bei Angebotsanfragen und vertraglichen Angelegenheiten auf Grundlage des Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten werden durch uns vertraulich behandelt, dienen ausschließlich der Bearbeitung Ihres Anliegens und werden nicht an Ditte weitergegeben, es sei denn, dies ist im Einzelfall aufgrund der Art Ihres Anliegens erforderlich. Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach abschließender Klärung Ihres Anliegens oder aufgrund eines Widerspruchs durch Sie. Die hier dargestellten Löschfristen gelten nur dann, insoweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

Verarbeitung von Mandantendaten

Wir verarbeiten die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten (z.B. Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten, für die angemessene Mandatsausführung benötigten Informationen) verarbeiten wir auf Grundlage des Steuerberatungsmandates und in Abhängigkeit des von Ihnen erteilten Auftrags, z.B. für die Erstellung der Buchhaltung, den Entwurf von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen einschließlich der Korrespondenz. Die Rechtsgrundlage bildet hierbei Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO in Verbindung mit § 11 Steuerberatungsgesetz. Dies umfasst u.a. Daten, aus denen die politische Meinung (Spendenbescheinigungen), religiöse weltanschauliche Überzeugung (für kirchensteuerliche Zwecke) oder die Gewerkschaftszugehörigkeit (z.B. Absetzbarkeit von Mitgliedsbeiträgen) hervorgehen sowie von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung der Person (Personalausweisbilder im Rahmen der Identifizierungspflichten des Geldwäschegesetzes) und Gesundheitsdaten (Krankschreibungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen usw.). Um den jeweiligen Vertrag durchführen zu können, sind Sie vertraglich verpflichtet, uns die erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen andernfalls kann eine Vertragserfüllung nicht gewährleistet werden kann.

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem, um Sie z. B. im Falle außerordentlicher steuerrechtlicher Ereignisse oder zum Zweck der persönlichen Ansprache kontaktieren zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an der Mandatspflege.

Eine über die vorgenannten Zwecke hinausgehende Verarbeitung personenbezogener Daten findet nur statt, sowie eine Einwilligungserklärung des Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO vorliegt. Die Angabe Ihrer Daten erfolgt in diesen Fällen freiwillig und wird durch uns separat ausgewiesen.

Datenübermittlungen an Dritte erfolgen, wenn dies von Ihnen beauftragt wurde oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Insbesondere übersenden wir nach entsprechendem Auftrag Ihrerseits Daten insbesondere an die Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Banken, Kreditinstitute, Versicherungen.

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten, solange es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke, insbesondere vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung der Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich (Eingreifen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen). Nach den gesetzlichen Vorgaben erfolgt die regelmäßige Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (z.B. für Handels- und Geschäftsbriefe) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (z.B. für Handelsbücher und Buchungsbelege). Darüber hinaus können sich weitere Aufbewahrungsregelungen bspw. nach den §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch ergeben. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 4 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Anschließend prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen. Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, löschen wir die betroffenen personenbezogenen Daten, wenn die Einwilligung durch den Betroffenen widerrufen wird und keine anderweitige Rechtsgrundlage greift.

Mandanten-Login

Zur Nutzung des Login-Bereichs (Adisson-One-Click) erhalten unsere Mandanten Nutzerkonten zugeteilt. Zur Anlage dieser Nutzerkonten werden Nutzernamen und Zugangsnummern sowie ein Initialpasswort der Nutzungsberechtigten verarbeitet. Die Vergabe eines neuen Passwortes erfolgt durch die Nutzungsberechtigten selbst. Weiterhin können im Rahmen der Nutzung des Mandanten-Login weitergehende personenbezogene Daten, insbesondere Personenstamm- und Kontaktdaten sowie Inhaltsdaten in Abhängigkeit vom konkreten Mandat, verarbeitet werden. Ebenfalls ist der Upload von Dokumenten möglich. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt hierbei auf Grundlage des Nutzungsverhältnisses sowie der bestehenden vertraglichen Beziehungen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses und der damit verbundenen Löschung des Nutzerkontos, insoweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

Verarbeitung von Bewerberdaten

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten, z.B. durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben oder Sie nutzen unser auf der Webseite zur Verfügung gestelltes Kontaktformular. Für uns von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Qualifikation, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten.

Ihre Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden sie Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet und nach den für Personalakten geltenden Regelungen gelöscht. Sollten Sie ihre Bewerbung zurückziehen, werden wir Ihre Daten selbstverständlich löschen. Beachten Sie bitte, dass jede Falschaussage oder Auslassung zu einer Absage oder späteren Anfechtung des Arbeitsvertrages führen kann.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Ihre Einwilligung gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG, Art. 7 DSGVO. Ihre Einwilligung kann von Ihnen auch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die betreffenden Daten werden dann umgehend gelöscht. Bitte richten Sie in diesem Fall Ihren Widerruf unter Angabe Ihres vollständigen Namens und Ihrer E-Mail-Adresse an k.wiedemann@mail-wiedemann.de. An die Stelle der Löschung kann in den gesetzlich vorgesehenen Fällen eine Sperrung der Daten treten.

Bitte beachten Sie, dass insbesondere Lebensläufe, Zeugnisse oder die von Ihnen zu Zwecken der Bewerbung übermittelten weiteren Daten auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten können. Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Die Löschung der übermittelten Daten erfolgt, wenn Sie ihre Bewerbung zurückziehen (Widerruf ist zu richten an k.wiedemann@mail-wiedemann.de) oder wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, frühestens drei Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung zugestimmt haben.

Links zu anderen Internetseiten

Unsere Internetseite enthält Links zu anderen Internetseiten, sogenannte externe Links. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass die Betreiber anderer Internetseiten die Datenschutzbestimmungen einhalten. Bitte beachten Sie, dass Sie mit einem Klick auf einen Link einer anderen Internetseiten anderen Datenschutzbestimmungen unterfallen. Wir haben keinen Einfluss auf die dortige Datenverarbeitung. Externe Links sind gemäß § 19 Abs. 3 TTDSG als solche gekennzeichnet.

Einsatz von Dienstleistern zur Bereitstellung der Internetseite

Zur Bereitstellung der Internetseite nehmen wir Dienstleiter in Anspruch, welche personenbezogene Daten im Auftrag der verantwortlichen Stelle verarbeiten oder durch welche ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Neben den bereits genannten Dienstleistern handelt es sich hierbei um die PlusServer GmbH (Hosting) sowie die S&S Computer Kamenz GmbH (technische Betreuung).

Betroffenenrechte und Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Betroffene können jederzeit Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls Berichtigung oder Löschung beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung verlangen oder einer Verarbeitung widersprechen. Außerdem besteht zu ihren Gunsten ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus kann, sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung durchgeführt wird, diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter, das Dresdner Institut für Datenschutz unter datenschutz@mail-wiedemann.de (weitere Kontaktdaten unter www.dids.de) zur Verfügung. Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn vermutet wird, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.